Современные технологии позволяют нам сочетать цифровые инструменты с физическим пространством для создания современного цифрового рабочего места, в котором используются лучшие возможности обоих.
Реконструкция рабочего места
по Питер Эванс-Гринвуд Сью Солли Робби Робертсон
Новый цифровой способ работы
Во время глобальной пандемии, когда многие из нас не могли работать в наших обычных офисах в течение длительного периода времени, мы предприняли то, что обычно называют переходом от работы в офисе к работе из дома. Но хотя это изменение местоположения создало проблемы с логистикой, тот факт, что мы работали в другом месте, не был самым трансформационным сдвигом. По-настоящему важно не то, что мы работали из дома, а то, что мы перешли на полностью цифровой способ работы . Мы заменили карандаш и бумагу, чертежные доски и чертежи, а также личные встречи и встречи на эквивалентные цифровые инструменты, переместив работу из физического мира в цифровой. При этом мы обнаружили, что когда работа живет в цифровом пространстве, когда работники работают в цифровом форматевместо того, чтобы работать физически , местонахождение работника имеет гораздо меньшее значение, чем то, как выполняется работа. 1
Что пандемия действительно показала нам, так это то, что цифровые технологии могут и должны изменить то, как мы думаем о рабочем месте и используем его . Вместо предоставления работникам доступа к оборудованию, информации и коллегам путем их складирования в одном месте, работа в цифровом формате освобождает работников для доступа к оборудованию, информации и коллегам из любого места, отделяя работу и работников от физического пространства. Поскольку физическое местоположение больше не является ограничением, каким оно было раньше, теперь у нас есть совершенно новые возможности для объединения цифрового и физического пространства, чтобы извлечь выгоду из сильных сторон каждого из них, что дает нам возможность достигать наших бизнес-целей и даже придумывать новые в кратчайшие сроки. новые и лучшие способы.
Однако есть одно предостережение: чтобы воспользоваться этой возможностью, нам нужно изменить свое мышление. Нам нужно перестать думать о рабочем месте исключительно с точки зрения физического местоположения и начать думать о нем как о виртуальном месте, где собирается команда, работающая в цифровом формате, команды, которые решают проблемы, которые в совокупности составляют достижение целей организации. Осознание того, что у нас есть такая возможность, может быть именно тем пониманием, которое мы ищем, чтобы сделать работу максимально эффективной в эпоху цифровых технологий.
Учить больше
Исследуйте коллекцию Future of Work
Узнайте об услугах Deloitte
Сразу к смарту. Получить приложение Deloitte Insights
Разделение рабочего места
Физическое рабочее место не является единым монолитным местом. Работа на основе деятельности 2 признает, что люди выполняют разные действия в течение дня. Типичное офисное здание приспособлено к этому, имея разные помещения, предназначенные для разных целей: конференц-залы для совместной работы, частные кабинеты для спокойного созерцания, гостиные и кухни для общения и так далее.
Оцифровка работы позволяет нам «разделить» рабочее место и объединить его более эффективными способами. При разделении рабочего места мы разделяем различные места, составляющие физическое рабочее место, понимаем цель, которой служит каждое место, а затем находим альтернативные способы реализации каждого из них. Вместо того, чтобы предполагать, что собрание будет проходить в комнате для совещаний в том же офисе, что и рабочие столы, собрание можно перенести на онлайн-платформу для совместной работы, позволяющую участникам находиться где угодно. Или, если требуется личное общение, встреча может проходить в кафе или коворкинге, удобном для сотрудников, с заметками и диаграммами, записанными на той же цифровой платформе. Рабочие организуются вокруг работы, которую необходимо выполнить, а не из-за необходимости работать в определенном месте.
Хотя сегодня почти все физические рабочие места уже включают цифровые технологии, они не позволяют работникам работать в цифровом формате в указанном выше смысле. Большинство людей и организаций использовали технологии, чтобы «поднять и изменить» традиционные рабочие процессы, используя новые инструменты, но делая все по-старому. Подход «поднимай и меняй» позволяет фирмам оптимизировать существующие рабочие процессы, но не позволяет им открывать новые рабочие процессы, которые оптимизируют творчество, инновации или даже качество работы. 3 В этом разница между использованием электронной почты и текстового процессора для разработки и проверки отчета, передачей электронного документа по электронной почте от человека к человеку, чтобы каждый мог вносить свой вклад и комментировать индивидуально, и публикацией документа в общей рабочей области, чтобы каждый мог вносить свой вклад и комментировать одновременно.
При работе в цифровом формате расстояние до наших коллег или ресурсов, необходимых для выполнения нашей работы, лучше измерять с точки зрения программного обеспечения. Используем ли мы одни и те же средства коммуникации и повышения производительности? Совместимы ли инструменты, которыми мы все пользуемся? — а не в километрах или милях. Также намного проще использовать социальные знания («Я знаю что-то, поскольку я знаю кого-то, кто может мне помочь»), поскольку физическое расстояние не мешает нам использовать коллективный опыт и знания наших коллег. 4
Цифровые технологии также позволяют перенести в офис то, что традиционно считалось полевой работой. Например, отправка рабочих в шахту для управления ковшовыми земснарядами, землеройными машинами или дробилками решает проблему обеспечения работы техники. Но то же самое можно сказать и о создании цифрового двойника 5 .Это позволяет людям управлять ковшовыми земснарядами, землеройными машинами и дробилками удаленно — не выходя из дома или офиса — не только заставляя машины работать, но и принося дополнительные преимущества, такие как улучшение баланса между работой и личной жизнью для рабочих, увеличение рабочей силы. безопасность или расширение зоны действия шахты в недоступные для человека районы и среды. Это также создает возможность интегрировать этих полевых работников в офисные команды и рабочие процессы, стирая различие между полевой и офисной работой и открывая новые подходы к организации работы.
Почему разделение рабочего места сейчас особенно выгодно? Это потому, что многие проблемы, создаваемые современными методами работы, больше не находят своих лучших решений с помощью складских рабочих и работающих в том же здании или на той же площадке. На самом деле, многие особенности того, как сегодня выполняется работа, делают физическое совместное размещение людей и ресурсов не средством, которым оно когда-то было, а барьером.
Фирмы все чаще работают как динамические сети, а не как статические иерархии, при этом работники тратят больше времени на работу и перемещение между проектами, чем на четко определенные операционные роли. 6 Работа в современной организации аналогична пелотону 7 , где множество разнообразных команд одновременно соревнуются и работают сообща для достижения общей цели. Это верно как для исполнительных команд, которые проводят большую часть своего времени вдали от общего головного офиса, так и для групп рабочих над проектами, которые должны сотрудничать с другими командами, поставщиками и партнерами. Когда эти команды находятся в отдаленных местах, как это часто бывает, физически собрать их вместе для совместной работы нецелесообразно.
Наша рабочая сила также больше не является монолитной, все сотрудники одной фирмы. Фирмы реагируют на все более сложные рабочие места, упаковывая внутренние задачи и передавая их партнерам и поставщикам. Восемьдесят семь процентов организаций теперь считают внешних работников частью своей рабочей силы. 8 Они создают экосистемы рабочей силы, которые расширяют планирование рабочей силы, привлечение талантов, управление эффективностью и политику вознаграждения для этих внешних участников. Опять же, физически разместить всех этих участников нецелесообразно, если не невозможно.
Цифровые технологии помогают нам решить эти проблемы. Работая в цифровом формате, работники могут участвовать более чем в одной команде одновременно, а цифровые инструменты при необходимости выступают в роли моста между командами. Каждая команда имеет свою собственную цифровую рабочую среду, свою собственную сеть цифровых отношений, поддерживаемых определенным набором инструментов. Но цифровое переключение с одной команды на другую проще и дешевле, чем переход с одного физического рабочего места на другое, будь то по соседству или на другом конце света.
Сотрудники также могут использовать цифровые технологии для посещения большего количества совещаний за то же время, потому что они не перемещаются из комнаты в комнату, из здания в здание или даже из страны в страну между ними. Потенциальным результатом является повышение производительности, хотя это также повышает риск выгорания из-за напряжения, связанного с продолжительными встречами подряд и устранением личного социального взаимодействия.
Кроме того, цифровые технологии позволяют использовать новые подходы к сотрудничеству. Разработка программного обеспечения для совместной работы в 90-х годах объединила обмен сообщениями, анализ данных и производство документов на единой цифровой платформе, оптимизировав рабочие процессы. Аналогичные современные инструменты и платформы обеспечивают совместную работу в режиме реального времени и интеграцию инструментов и методов искусственного интеллекта (ИИ).
Конечно, некоторые вещи легче выполнить на физическом рабочем месте, чем исключительно с помощью цифровых инструментов. Многие отмечают, например, что удаленная работа снижает количество случайных встреч и затрудняет установление социальных связей. Развитие чувства психологической безопасности в команде, вероятно, требует личного общения для развития и поддержания личных отношений и командного духа товарищества. Поэтому компромиссы неизбежны. Вот почему лучшее решение часто сочетает цифровое и физическое, используя преимущества каждого и сознательно выбирая компромиссы.